Aasta lõpp on paljude ettevõtete ja organisatsioonide jaoks aeg inventuuri läbiviimiseks. Sageli nähakse seda lihtsalt kohustusliku varude loendusena, kuid tegelikult on inventuur palju enamat. See hõlmab mitte ainult laovarusid, vaid ka muid ettevõtte varasid ja kohustusi, sealhulgas pangakontosid, nõudeid, maksureserve ja puhkusekohustusi.
Kui inventuur on korrektselt läbi viidud, aitab see tuvastada raamatupidamisvigu, ennetada võimalikke probleeme ja tagada, et finantsandmed on täpsed enne audiitori saabumist. Selles artiklis vaatleme, miks inventuur on oluline, mida see hõlmab ja kuidas seda kõige efektiivsemalt läbi viia.
Miks on inventuur oluline?
Inventuur ei ole lihtsalt raamatupidamislik kohustus, vaid oluline protsess, mis annab ettevõtte tegelikust finantsseisust selge ülevaate. See aitab:
- Tuvastada varade ja kohustuste tegeliku seisu – kas kõik varad on olemas ja õigesti kajastatud?
- Avastada raamatupidamisvead enne audiitori saabumist – näiteks valesti kajastatud nõuded, puuduvad varad või ülehinnatud laovarud.
- Ennetada maksuprobleeme – kas maksudeklaratsioonid ja raamatupidamisandmed klapivad tegeliku olukorraga?
- Optimeerida varude ja ressursikasutust – kas laovarusid on optimaalses mahus või seisavad riiulitel üleliigsed ja aegunud tooted?
Näide:
Üks ettevõte avastas inventuuri käigus, et laoarvestuses oli 10 000 euro väärtuses tooteid, mida füüsiliselt ei eksisteerinud. Kui see oleks jäänud avastamata, oleks see hiljem tekitanud valeandmeid raamatupidamises ja maksuprobleeme.
Mida inventuur hõlmab?
Paljud ettevõtted seostavad inventuuri peamiselt laoseisu kontrollimisega, kuid tegelikult tuleks üle vaadata ka kõik muud varad ja kohustused.
1. Raha ja pangakontod
- Sularaha loendamine – kassa sisu tuleb füüsiliselt üle lugeda ja võrrelda raamatupidamise andmetega.
- Pangasaldo kontroll – pangaväljavõtteid tuleb võrrelda raamatupidamise saldodega, et tagada andmete täpsus.
Näide:
Kui raamatupidamise järgi peaks pangakonto saldo olema 50 000 eurot, kuid pangaväljavõttel on 48 000 eurot, tuleb välja selgitada, kas erinevus tuleneb kajastamata tehingutest või raamatupidamisveast.
2. Nõuded ostjatelt ja arveandvatelt isikutelt
- Kontrollige, kas kõik nõuded on õigesti kajastatud ja kas kliendid on oma võlad tasunud.
- Miinussaldod nõuetes ei ole lubatud – see viitab, et ettevõte on hoopis kellelegi võlgu ja see tuleks kajastada kohustustena.
Näide:
Kui kliendinõuetes on -2000 eurot, tähendab see, et klient on ettemaksu teinud. See ei tohiks olla kajastatud nõuetes, vaid tuleks liigitada ettemakstud kohustuseks.
3. Maksureservid ja maksude saldod
- Kontrollige, kas ettevõtte maksuarvestus on korrektne – käibemaks, sotsiaalmaks, tulumaks jne.
- Võrrelge Maksu- ja Tolliameti andmeid raamatupidamissüsteemi saldodega, et vältida võimalikke erinevusi.
Näide:
Kui maksudeklaratsiooni järgi peaks ettevõte tasuma 5000 eurot, kuid raamatupidamises on saldo 4500 eurot, tuleb välja selgitada, kust erinevus tuleneb.
4. Puhkusekohustused (puhkusereservid)
- Arvestage töötajate kasutamata puhkusepäevad õigesti ja kajastage need ettevõtte kohustustes.
- Kui puhkusereservi ei ole õigesti arvestatud, võib see tulevikus põhjustada ootamatuid kulusid.
Näide:
Kui ettevõttel on 10 töötajat ja igaühel 5 kasutamata puhkusepäeva, tähendab see, et bilansis peaks olema kajastatud puhkusereserv 50 päeva palgakuludega. Kui see on jäänud kajastamata, moonutab see finantsaruandeid.
Kuidas inventuuri korraldada?
Selleks, et inventuur oleks täpne ja efektiivne, tuleb järgida kindlat süsteemi.
1. Planeerige inventuur varakult
- Määrake inventuuri kuupäev ja teavitage asjaosalisi.
- Koostage nimekiri kõikidest varadest ja kohustustest, mida tuleb üle vaadata.
2. Kontrollige varusid ja põhivara füüsiliselt
- Veenduge, et kõik raamatupidamises kajastatud tooted ja seadmed on tegelikult olemas.
- Kui midagi puudub, selgitage välja põhjus ja tehke vajalikud parandused.
3. Võrrelge finantsandmeid tegelikkusega
- Kontrollige pangakonto väljavõtteid, sularaha, nõudeid ja maksudeklaratsioone.
- Parandage võimalikud erinevused enne audiitori saabumist.
4. Dokumenteerige tulemused ja koostage kokkuvõte
- Koostage raport, mis kajastab avastatud erinevusi ja tehtud parandusi.
- Esitage see juhtkonnale ja vajadusel arutage audiitoriga, kas on vaja täiendavaid muudatusi.
Millised on levinumad vead inventuuris?
- Puuduv või valesti kajastatud põhivara – seadmed on tegelikult maha kantud, kuid neid hoitakse endiselt arvestuses.
- Miinussummad nõuetes – tähendab, et tegelikult on tegemist kohustusega, mitte nõudega.
- Kliendivõlgnevused, mis pole laekunud – kas need tuleks osaliselt maha kanda või klassifitseerida lootusetuteks nõueteks?
- Tegelikud varud ja raamatupidamise andmed ei klapi – see võib tähendada vargusi, kadunud tooteid või valesti sisestatud koguseid.
Inventuur – kohustus või võimalus?
Kui inventuur on tehtud põhjalikult ja õigesti, aitab see:
- Parandada ettevõtte finantsaruande täpsust
- Vähendada vigade ja võimalike maksuprobleemide riski
- Valmistada ettevõtte ette audiitori kontrolliks
Inventuur ei ole ainult raamatupidamislik kohustus, vaid ka võimalus leida kitsaskohti ja optimeerida ressursikasutust.
Kas vajate abi inventuuri korraldamisel või raamatupidamise korrastamisel? Võtke meiega ühendust – tagame, et teie finantsandmed on täpsed ja usaldusväärsed!
